KVKK AYDINLATMA METNİ

MAVİ KALEM SOSYAL YARDIMLAŞMA VE DAYANIŞMA DERNEĞİ

KVKK AYDINLATMA METNİ

Kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere; kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri belirlemek amacıyla 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 Sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu “KVKK” hususunda Mavi Kalem Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Derneği ( Mavi Kalem) olarak veri sorumlusu sıfatıyla Kanun’un “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10. maddesi uyarınca, siz; gönüllülerimizin, potansiyel gönüllülerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, Dernek kurucularının, Dernek yetkililerinin, Dernek üyelerinin, ziyaretçilerimizin, katılımcılarımızın, işbirlikçilerimizimin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının, kurucularının ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin kısaca “veri ilgili kişisi”ni bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

İşlediğimiz Kişisel Verileriniz: Bu kişisel veriler veri ilgili kişisi tarafından fiziki ya da sanal ortamda her türlü yöntemle doğrudan verilen;

Ad ve soyadı,
Telefon numarası( ev ve iş), adres, e-posta adresleri, faks gibi iletişim bilgileri,
Cinsiyeti
Doğum tarihi, doğum yeri
Eğitim düzeyi
İlgi alanları/ memnuniyetleri, şikâyetleri
Ödeme bilgileri
Eğitim ve iş tecrübesi geçmişi/özgeçmiş bilgileri,c.v./kariyer hedefleri
İş unvanı/mesleği/çalıştığı yer
Yasal düzenlemelerin olanak tanıdığı kapsamda genel toplantı ve etkinlik görsellerini oluşturan fotoğraflar,

gibi konuları içeren kişisel verilerdir.

Özel Nitelikli Kişisel Veri : Kanun’da ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi düşünce, din, mezhep veya diğer inançlar, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık veya cinsel hayat, kılık ve kıyafet, mahkumiyet, genetik ve biyometrik veriler gibi olarak sınırlı sayıda listelenmiş olan, kişinin doğrudan mahremi ile ilgili kişisel veriler.

Sağlık ve cinsel hayat hariç olmak üzere, diğer özel nitelikli kişisel verilerin kullanılması için açık rıza gereklidir. Eğer kanun bu verileri almayı zorunlu tutuyorsa, bu halde açık rıza gerekmemektedir. Sağlık hizmet kuruluşları tarafından, hizmet kapsamında sağlık ve cinsel hayata ilişkin bilgileri saklanan hallerde, açık rızaya gerek bulunmamaktadır. Ancak derneğimiz bu tür bilgileri üyelerinden toplamamaktadır.

Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları

Kişisel Verileriniz KVKK kanun madde 5 ve 6’da yazan kişisel veri işleme şartları dahilinde; aşağıda belirtilen amaçlar kapsamında işlenmektedir:

Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi ve ilgili çalışmaların geliştirilmesi,
Dernek’in genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi Dernek üyeleri veya temsilcilerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi,
Dernek ile üyeler/ veri ilgili kişisi arasında hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
Dernek’in tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi,
Dernek’in faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi, uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi, Derneğimizin yurtiçi – yurtdışı temcilikleri ve iştirakleriyle ( iş ortaklarıyla ) yürüttüğü faaliyetlerin icrası ve ilişkilerin yönetimi,
Dernek içi iletişim ve işbirliğinin güçlendirilmesi,
Dernek içi raporlama faaliyetlerinin icrası,
Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi,
İdari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması,
Mevzuat kapsamında Dernek tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması
5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri ve özel hukuk yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
Üyeler ve veri ilgili kişisi ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi,
Veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması.

Kişisel Verilerinizin Yurtiçi veya Yurtdışı Aktarımı ve Aktarım Amaçları

Yukarıda belirtilen amaçlarla, mevzuatın izin verdiği ve iş süreçlerimizin gerektirdiği ölçüde kişisel verilerin aktarılabileceği / aktarıldığı kişi ve kuruluşlar: Üye ve veri ilgili kişisinin bilgilerini istemeye kanunen yetkili resmi merciler ve kurumları, yurtiçi, yurtdışı temsilcilik ve iştiraklerimiz; dernek faaliyetlerini yürütmek üzere hizmet aldığımız üçüncü taraflar, işbirliği yapılan kuruluşlar, program ortakları gibi kuruluşlardır.

İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, ilgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak hukuken yetkili özel hukuk kişilerine aktarılabilecektir.

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel Verileriniz, veri ilgili kişisince; Dernek’e üyelik başvurusu, katılımcı, gönüllü, çalışan, çalışan adayı olarak fiziki olarak doldurulan başvuru formu, ve Dernek Tüzüğü kapsamında veya elektronik ortamda aktarılan belgeler vasıtasıyla, ayrıca Dernek ile yapılan çeşitli iletişimler kapsamında (telefon veya elektronik posta ile Dernek ile iletişime geçmeniz gibi) Dernek yetkililerine verilen bilgiler vasıtasıyla sözlü veya yazılı olarak veya elektronik ortamlarda toplanmakta ve işlenmektedir.

Bu kapsamda Kişisel Verileriniz, Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi, Dernek’in genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi Dernek üyeleri veya temsilcilerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi, Dernek ile üyeler/veri ilgili kişisi arasında hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, Dernek içi raporlama faaliyetlerinin icrası, idari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması, mevzuat kapsamında Dernek tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması ve 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında KVKK’nın 5/2(ç) maddesi gereği veri sorumlusu olan Dernek’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve yine üyeler/veri ilgili kişisince iletişim kurulabilmesi, Dernek’in tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi, Dernek’in faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi ve uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi, Dernek içi iletişim ve işbirliğinin güçlendirilmesi, Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi, Dernek’e ait tüm tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini, veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması amaçlarıyla KVKK’nın 5/2(f) maddesi gereği üyelerimizin (veya tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, ek olarak üyeler/veri ilgili kişisi ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla KVKK’nın 5/2(e) maddesi gereği hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması için sorumlu olması hukuki sebepleri kapsamında işlenmektedir.

Dernek, Kişisel Verilerinizin işlenmesinde başta Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, KVKK, ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayınlanan rehberler ve ilke kararlar başta olmak üzere ilgili mevzuat kapsamında belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmaktadır.

Verilerin Saklanması ve Silinmesi

Derneğimiz, işlediği kişisel verileri mevzuatla belirlenen süre ve işlenme amacının gerektirdiği süre kadar saklamakta olup, mevzuatta ayrıca süre belirlenmemiş olması halinde; kişisel veriler Derneğimizin o veriyi işlerken sunduğu hizmetlerle veyahut yürütmekte olduğu projelere bağlı olarak Derneğimizin uygulamaları teamülen işlenmesini gerektiren süre kadar, projelerin sona erme süresine kadar ve bu süreden sonra sadece olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi amacıyla uygulamada gerekliliği ortaya konulan süreler boyunca saklanmaktadır. Belirtilen sürelerin sona ermesinden sonra söz konusu kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

KVKK Kapsamında İlgili Kişi Olarak Haklarınız

Anayasa’nın 20. maddesinde herkesin, kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme hakkına sahip olduğu, KVKK’nın 11. maddesi ile de kişisel veri sahibinin hakları arasında “bilgi talep etme” hakkının da bulunduğu düzenlenmiştir. KVKK kapsamında:

Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel Verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurtiçinde veya yurtdışında Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel Verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde Kişisel Verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
ve 6. maddeleri kapsamında yapılan işlemlerin Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel Verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Kişisel Verilerin Güvenliği ve Denetimi

Derneğimiz, KVKK’nın 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli tedbir ve kontrolleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu doğrultuda Derneğimiz tarafından alınan tedbir ve kontrollere aşağıda yer verilmiştir,

Kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili ilkelere ve ilgili mevzuata uygun sistemleri kurma ve işletme konusunda bilgili personel istihdamı,
Personelin kişisel verilerle ilgili bilgilendirilmesinin sağlanması için eğitimlerin verilmesi, personel sözleşmelerinde kişisel verilerin korunması mevzuatına ve Dernek uygulama kurallarına uyum ile ilgili hükümlere yer verilmesi,
Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlayan mevzuata uygun yedekleme programlarının kullanılması,
Kişisel veri işleme süreçlerini kapsayan bir hizmetin dış kaynak olarak temin edilmesi veyahut proje ortakları ile imzalanan sözleşme kapsamında projenin sürdürülebilirliği için veri aktarılması durumunda, dış kaynak firmalarla ve proje ortakları ile yapılan sözleşmelerde kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmesi,
Derneğimizin yürütmüş olduğu tüm faaliyetlerde yer alan kişisel veri işleme süreçlerinin KVKK ile düzenlenen veri işleme şartları kapsamında değerlendirilmesi, söz konusu süreçlerin KVKK hükümlerine uygun bir şekilde sürdürülmesi için gerekli teknik ve organizasyonel önlemlerin alınması,
Tedbir ve kontrolleri de içerecek şekilde kişisel veri işleme süreçlerinin ve uyumluluk yapısının yönetilmesine ilişkin uygulama kurallarının belirlenmesi ve bu kuralların uygulanması,
Kişisel veri işleme süreçlerinin ve bu süreçlere ilişkin sistemlerin teknik ve organizasyonel özelliklere sahip yönetim sistemleri ile sürdürülmesi.

Denetim : Derneğin iş birimlerinin mevcut çalışanlarının ve iş birimi bünyesine yeni dâhil olmuş çalışanların kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığının oluşması için gerekli sistemler kurulmakta ve çalışanlara gerekli eğitimler verilmektedir.

Haklarınız Kapsamında Dernek’e Başvuru Yolları

KVKK ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümleri çerçevesinde, yukarıda belirtilen KVKK kapsamında haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, kimliğinizi kanıtlayan belgelerle birlikte, yazılı ve ıslak imzalı olarak Yavuz Sultan Selim Mh. Cibali Cd. No:31 Fatih/İstanbul adresine bizzat teslim ederek veya noter aracılığıyla Dernek’e iletebilirsiniz.

Mavi Kalem Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Derneği